Waar staat PMO voor?
Allereerst is het natuurlijk belangrijk om scherp te hebben waar PMO eigenlijk voor staat. PMO is een afkorting die staat voor Project Management Office. Dit is een afdeling binnen een organisatie die zich richt op het structureren en onderhouden van de interne organisatie van niet alleen projecten, maar ook programma’s en portfolio’s. In dit artikel zal ik voor het gemak vooral focussen op de rol van PMO binnen projecten.
Met een PMO’er wordt gedoeld op een Project Management Officer. Dit is, in tegenstelling tot wat veel mensen denken, dus een andere rol dan een projectmanager of projectleider. Een PMO’er is in een project verantwoordelijk voor de interne organisatie, inclusief het optimaliseren en standaardiseren van processen. De projectleider is op zijn beurt verantwoordelijk voor de externe factoren, inclusief stakeholder- en verwachtingsmanagement. De projectleider en PMO’er nemen dus verschillende verantwoordelijkheden op zich en vullen elkaar hierin aan. Uiteindelijk is een projectleider de eindverantwoordelijke voor het project.
Taken van een PMO’er
Wat doet een PMO’er dan precies? Uit mijn eigen ervaring en na een klein onderzoekje ben ik erachter gekomen dat geen enkel beschreven takenpakket van een PMO rol hetzelfde is. Er bestaat dan ook geen eenduidige omschrijving van de verantwoordelijkheden voor een PMO. Op grote lijnen is er wel een overeenkomst te vinden. Een PMO’er heeft als grootste verantwoordelijkheid het professionaliseren, standaardiseren en kosten besparen op projecten.
Een greep uit de mogelijke taken van een PMO’er zijn:
- Het maken van voortgangsrapportages en bijhouden van de voortgang op een project;
- Maken en bijhouden van de projectplanning;
- Controleren van budgetten;
- Monitoren van processen en analyseren waar deze beter en/of efficiënter kunnen;
- Verbeteren en sturen op het verbeteren van processen.
Natuurlijk is geen enkel project precies hetzelfde. Daarom kan het takenpakket van een Project Management Officer per project, per organisatie en zelfs per sector verschillen.
Competenties van een PMO’er
Wat is er nou belangrijk om een goede PMO’er te zijn? Tijdens mijn opdracht als Project Management Officer heb ik gemerkt dat er verschillende competenties van toegevoegde waarde zijn in je rol. Deze heb ik hieronder kort voor je op een rijtje gezet.
- Teamspeler: Als PMO’er opereer je meestal in een team. Het is dan ook belangrijk om een echte teamspeler te zijn. Ook heb je een flinke dosis zelfvertrouwen en overtuigingskracht nodig om alle neuzen binnen je project dezelfde kant op te krijgen.
- Zelfstandig: Tegelijkertijd is het als PMO’er ook belangrijk om zelfstandig te kunnen werken en zelfs een bepaalde mate van afstand te kunnen bewaren van het team. Op die manier kan een PMO’er met een ‘helicopterview’ objectief naar een project te kunnen kijken. Het is dus belangrijk om een balans te vinden tussen onderdeel zijn van het team en het overzicht houden over het geheel.
- Resultaatgericht: Het is als geen ander belangrijk dat een PMO’er de beoogde projectdoelstellingen altijd in het oog houdt en resultaatgericht te werk gaat. Alles in een project moet uiteindelijk bijdragen aan het goed en tijdig behalen van de projectdoelstellingen.
- Analytisch: Projecten kunnen erg complex zijn. Een Project Managment Officer moet beschikken over analytische vaardigheden, om zo knelpunten en problemen in het project te kunnen achterhalen. Ook heb je je analytische vaardigheden nodig om tot de beste oplossingen te komen. Een PMO’er moet hierbij zowel kunnen inzoomen op de specifieke onderdelen van een project als uitzoomen op het project als geheel.
- Kritisch: Het kan altijd beter! Een Project Management Officer moet zichzelf constant de vraag stellen wat er beter kan in het project, om ervoor te zorgen dat processen geoptimaliseerd worden. Alleen zo kan er telkens een slag efficiënter, beter en voor minder kosten tot resultaten gewerkt worden.
- Stressbestendig: Bij (grote) projecten is geen enkele dag hetzelfde. Als Project Management Officer moet je daarom snel kunnen schakelen en goed met tijdsdruk en tegenslagen om kunnen gaan.
- Assertief: Als PMO’er is het tot slot belangrijk om stevig in je schoenen te staan om zo problemen of inefficiënties aan de kaak te stellen en assertief en daadkrachtig zijn om oplossingen te realiseren. Ook is het belangrijk dat je inefficiënties van anderen durft te benoemen. Dit moet uiteraard wel op een nette en gepaste manier gebeuren.
Al met al is een Project Management Officer veel meer dan alleen een persoonlijke assistent van de projectleider. Als PMO’er draag je bij aan het verbeteren van het bedrijfsresultaat van organisaties, zorg je voor de toegevoegde waarde van projecten en optimaliseer je processen. Een rol als PMO’er is in mijn ogen dan ook een dynamische en uitdagende rol, waarbij geen enkele dag hetzelfde is.
